RFPの作成は、自社に必要なシステム仕様を決めてから、外部のソフトウェア開発会社に渡しますが、提案を依頼するという文書ということで提案依頼書とも呼ばれています。提案依頼は、自社に必要なシステムの仕様を作成してシステム開発会社に送付します。システム会社は事前に複数候補をあげておきます。RFPを送付したシステム会社にはあらかじめ提案書と見積書を返送する期限を決めておきます。返送してもらった提案書や見積書をチェックしてから、自社のシステムに合う製品とサービスを選んでいきます。
RFPは、現在数多くの企業などで採用されているものです。自動車業界ももちろん例外ではありませんが、一般的にはまだそれほど馴染みのある言葉ではないかもしれません。RFPとは、英語の「Request For Proposal」の頭文字を取ったもので、日本語で言えば「提案依頼(書)」や「入札依頼(書)」といった意味合いの言葉になります。これは、ある企業が製品・サービスなどを自社の外部から調達する際に、条件や仕様を明示した上でそれらに対する受注の提案を依頼することです。