外注コントロールに役立つ依頼書の作成方法
近年、企業のIT化が進み、RFP作成セミナーなども数多く開催されるようになっています。RFPというのは提案依頼書のことで、システム導入を行うユーザー企業側が準備するべきもの。RFP作成の目的は、システム開発を行う背景を明確にして課題の解決法を探ると同時に、必要な予算やスケジュールなどを明確にすることです。投資をする以上、得るものが何かを明確にすることは、導入する企業側の経営陣にとっても、提案するプロバイダ側にとっても重要なことです。
なぜ依頼書が必要なのかを考える
RFPの作成方法がわからないというシステム開発担当者のために、どうしてRFPが必要なのかを考えてみましょう。企業が自社に導入するシステムを選定する時に必要なのがRFPですが、目的や効果を理解しなければ有効な資料にはなりません。RFPはシステムの発注を検討している取引先企業へ渡す提案依頼書です。この資料がないと、プロバイダもユーザー企業がどんなシステムを求めていて、どんな提案をすればいいのかがわかりません。
提案依頼書の内容を十分に理解した提案が必要
RFP（提案依頼書）の内容を理解し、ユーザー企業側の持つ課題に対して的確に回答を用意できるプロバイダは評価に値します。どうしてシステム構築を必要としているのか、なぜ今それが欲しいのか、すべてはRFPを読み解く力がなければ契約までたどり着くことはないでしょう。ユーザー企業側は、プロバイダが自分たちのプロジェクトの目的をどれだけ理解しているかが評価ポイントとなります。そこが曖昧なままの提案書や、自社の売りたいものだけを盛り込んだ企画書などは、コストをかけるだけの意味のない内容になっています。
ビジネスを成功させるスキルを身につけましょう
ビジネスの成功には良質なRFP作成が欠かせません。プレゼンテーションや企画書提出の際に、分かりやすいRFPを作成して上役や取引先の方に読んでいただかなくてはなりません。しっかりと目的や用途が明確に分かるRFPを作成するには、相応のテクニックや知識が必要です。やみくもに企画意図を記しただけでは説得力がありませんので、企画を通すことはできません。ビジネスで成功するためには、企画そのものの魅力だけではなく、その魅力を自分以外の方に分かりやすく伝えるプレゼンテーション能力や文章力が必要不可欠であるということです。
提案募集は公募が行われていることも
大手電力会社では、新しいシステム導入検討時には広くRFPを提示し、提案を公募することもよく行っています。これは公募型プロポーザル方式と言われるものですが、電力会社のRFPに対して提案を募集し、実際のプロジェクトに落とし込む方式です。RFPや募集要項は電力会社からプレスリリースとして発表され、締め切りを設けて広くアイディアを求めています。RFPという考え方がなかった頃は、口頭で説明を行ったり、簡単な資料を提示してベンダーからの提案や見積を受け付けていたことでしょう。
提案依頼書作成を依頼するメリット
RFP作成につきましては、手数も時間も掛かって、可能ならば回避したいと考えている人もいるかもしれません。しかしながら、RFPをしっかり作ることによってビジネス上のメリットが出てきます。まず提案の中身の基準となることがあげられます。それぞれのベンダーに対して提案をお願いする際、どういったシステムを手に入れたいのかを伝達する必要性があります。ベンダーに対して口頭、あるいはメールを活用することによってシンプルに伝えるのみならば、ベンダーが類推する部分が非常に多くなり、それぞれのベンダーで提案の中身に関してもばらばらになりがちです。
RFPを作るサービスの必要性と主な内容
このところＩＴベンダーへとシステム開発の支援をお願いするケースでRFP作成、いわゆる提案依頼書を発行することが増えてきています。少し前までは、口頭だけでシステム要件を伝達するだけの極端なケースもありましたが、数千万円も入金して採用するＩＴのため、RFP作成で文章という形ではっきりとした要件定義書を保管しておくことが重要になっています。始めのうちは、RFP作成は手間のかかるものと位置付けていたＩＴベンダーについても、開発中途からシステム要件が増加してしまうことを阻止するためにはかなり効果的なものであると考え方を変化させてきています。
作成するメリットやポイントを踏まえる
医療情報システムRFPの作成を支援する事業所も少なくはありませんが、提案依頼書は医療機器にのみ反映されるものではありません。多くの部門で構成される医療機関では、内科や外科、病棟などの部門ごとにRFPをまとめる必要があります。加えて作成する際には、見積もりギャップや開発、その後の運用リスクについても掲載する必要もあります。医療機関においては、今は定着しているオーダリングや電子カルテなどの看護支援システムが導入されています。