提案募集は公募が行われていることも
大手電力会社では、新しいシステム導入検討時には広くRFPを提示し、提案を公募することもよく行っています。これは公募型プロポーザル方式と言われるものですが、電力会社のRFPに対して提案を募集し、実際のプロジェクトに落とし込む方式です。
RFPや募集要項は電力会社からプレスリリースとして発表され、締め切りを設けて広くアイディアを求めています。RFPという考え方がなかった頃は、口頭で説明を行ったり、簡単な資料を提示してベンダーからの提案や見積を受け付けていたことでしょう。
この方法では、発注者が要求する機能がうまく伝わらず、環境条件やスケジュールなどの諸条件にも食い違いが出るリスクがあったのは事実です。理解の齟齬があると、ベンダーが決まっていざ開発段階に入ってからトラブルが起こるケースも考えられます。
RFPは計画内容を確実に伝え、間違いのない提案を受けるためにとても重要な文書と言えます。逆に言えば、いかに問題を起こさないRFPを作成できるかが、発注元の手腕になります。これは電力会社に限ったことではありませんが、より的確な提案をベンダーから引き出すためには、RFPもまた的確でなければいけません。
近年、企業や団体の情報システム部門担当者がRFP作成セミナーに参加することも増えましたが、それも当然の流れでしょう。RFPは、本来システムの専門知識がなければ作成できない資料です。ただ、システム導入にはシビアな経営判断が必要ですが、そう頻?に起こることではないので社内ノウハウが溜まらないのも事実です。
見本はあるようでないものですが、企業独自の資料でしか在り得ないため、内部の人員が作成するよりほかありません。良いRFPは、自社の現状と目指す方向が具体的に提示されています。また、読み手によって理解が変わるような書き方はせず、すべて明確に記述します。
例えば、「速やかに処理」と言っても具体性に欠きます。ハードウェアの必要スペックであれば数値を、稼働時期であれば日付を明記する必要があります。現状がどのような環境であって、どのように使用されているか、必要な資料はすべて添付しなければ意味を成さない文書になります。
今回提案を受けたい範囲がどこなのか、ハードウェアなのかソフトウェアなのか、機能範囲や性能をはっきり書く必要があります。つまりは、それだけITの詳細な知識がなければ作成は不可能ということですね。