おいでよ！RFP作成の森

近年、企業のIT化が進み、RFP作成セミナーなども数多く開催されるようになっています。RFPというのは提案依頼書のことで、システム導入を行うユーザー企業側が準備するべきもの。RFP作成の目的は、システム開発を行う背景を明確にして課題の解決法を探ると同時に、必要な予算やスケジュールなどを明確にすることです。

投資をする以上、得るものが何かを明確にすることは、導入する企業側の経営陣にとっても、提案するプロバイダ側にとっても重要なことです。リスクがあるかどうかを検討するためにも必要で、RFPを書類としてまとめていく過程で、どんなシステムが必要かがより明確になって来ます。

そうした内容を検討して経営者の承認を得て、初めて正式なプロジェクトとして共有されるものとなります。より精度の高いRFP作成が出来れば、より正確な提案を受けることが可能ですので、間違いのない調達先の選定にも大きく貢献します。

そのため最近は的確なRFP作成ができるよう企業側が勉強するケースが増えていて、企業を挙げてセミナーを実施する傾向があります。各企業が用意するRFPは、メモのような箇条書きのものもあれば、既存システムが詳しく載っている参考資料的なものもあります。

システム開発のプロジェクトの計画書まで付いた詳細なものまで様々です。セミナーでは、様々なRFPを元に内容を紐解いたり、実際に有効なRFPの作成法を実践で学んだりすることができます。難しく考えてしまうといくらでも難しくなりますが、結局のところ、どんなものをどれくらの予算で、いつまでに欲しいかが分かれば良いものです。

そこに、なぜそのシステムが必要なのか、目的や背景、業界の動向などが絡み、より立体的なプランにつながるよう肉付けするのが骨子でしょう。その内容によって実際の手段も物も大幅に変わりますから、セミナーで基礎を学ぶことはとても重要なことです。

業務を進める上で何を求めるか、要求事項も技術要求もすべて網羅されている必要があり、業務フローも盛り込んだものにまとめるのが目的です。具体的には、OSはもちろん、ミドルウェアやハードウェアなどのインフラ要求、セキュリティやパフォーマンスなどの機能も必要。

特に企業が独自に必要とするものばかりなので、RFPにはそのすべてが記載されている必要があります。複数社から提案を受けるなら、予算を明示して内容を比較することも重要。スケジュールも大切ですから、これらのバランスをきちんと計れる提案を受けられるRPFの作成が必要です。