おいでよ！RFP作成の森

RFPの作成は、自社に必要なシステム仕様を決めてから、外部のソフトウェア開発会社に渡しますが、提案を依頼するという文書ということで提案依頼書とも呼ばれています。提案依頼は、自社に必要なシステムの仕様を作成してシステム開発会社に送付します。

システム会社は事前に複数候補をあげておきます。RFPを送付したシステム会社にはあらかじめ提案書と見積書を返送する期限を決めておきます。返送してもらった提案書や見積書をチェックしてから、自社のシステムに合う製品とサービスを選んでいきます。

システム会社複数の見積書を入手する目的は、金額だけでは製品やサービスを判断することが難しいという点からです。もともと製品は商品価格が決まっています。ところが、会社に合わせたカスタマイズされたものを使うとさらに価格がアップしますし、サービスとして価格を安くしてもらうこともできます。

単純にカタログやホームページで製品価格を確認するということは判断が難しいです。見積書を見て金額だけでシステム会社を決定するよりも、提案内容のほうが重要です。見積もりをみて低価格だからとシステム会社を決めてしまうと、開発中にトラブルが発生してしまうこともありますし、サービス内容が予定していたものと違っていたことを契約してから気づくということも少なくありません。

トラブルを未然に防ぐためにもRFPを取得するだけでなく、内容をしっかり精査することが重要になります。大手企業がシステムを導入するときには多くがコンペ方式となります。システム構築したらこれだけかかりますという見積もり金額が中心になってきます。

ところが中小企業の場合には金額よりも提案内容が重要になってきます。中小企業では、ITに特化した部門がなくシステム詳しいという専門家がいないということが多いです。そこで、中小企業の場合には金額よりも、わからないところをしっかりサポートしてくれるシステム会社を探すことが重要になってきます。

RFPを作成するメリットは、自社のシステム仕様を整理することができます。作成するときには、自社で本当に必要なものを明確にすることができます。システム会社によっては、追加を提案してくることも少なくありません。

本当に必要な製品やサービスを導入することはコストを抑えるためには必要です。RFPを複数の相手に送付するので、同じ内容のものを提示することができます。提案される製品やサービスがバラバラになることなく、比較しやすくなります。

依頼した内容が統一されているからこそ、業者を決めやすくなります。各社が提案してきた内容を効率よく評価していくことによって、時間と労力を削減することができます。

（参考サイト）
RFP（提案依頼書）策定ソリューション | 株式会社データ総研
http://www.drinet.co.jp/consulting/rfp
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