提案依頼書の内容を十分に理解した提案が必要
RFP（提案依頼書）の内容を理解し、ユーザー企業側の持つ課題に対して的確に回答を用意できるプロバイダは評価に値します。どうしてシステム構築を必要としているのか、なぜ今それが欲しいのか、すべてはRFPを読み解く力がなければ契約までたどり着くことはないでしょう。
ユーザー企業側は、プロバイダが自分たちのプロジェクトの目的をどれだけ理解しているかが評価ポイントとなります。そこが曖昧なままの提案書や、自社の売りたいものだけを盛り込んだ企画書などは、コストをかけるだけの意味のない内容になっています。
ユーザー企業のRFPには、今そこで起こっている事業環境の変化が必ず盛り込まれているはずです。業界そのものの動向を知る必要があるでしょうし、競合他社の動向も調べる必要があるでしょう。背景が理解出来れば、どこを目指して何を変えるためのシステム構築なのか、RFPに盛り込みたかった狙いが読めます。
逆にユーザー企業側の担当者は、そうした目的や課題を解決するシステムの位置づけや役割を明確にRFPに盛り込めば、経営陣の理解も得やすいでしょう。RFPを提示する際には、必ず顔を合わせて打ち合わせの場を持つべきです。
もちろん事前にメールなどで概要を送っておくのは良いですが、そこからさらに突っ込んだやり取りを行って、初めて有効な提案が得られます。プロバイダが提出する提案書では、冒頭に課題の整理を述べるのが一般的ですが、まずそこが評価できなければその先もほぼ評価は出来ません。
業界について事前分析し、成すべきことを明確にできるプロバイダからの提案書なら、課題解決にも期待度が高まるでしょう。RFPにも盛り込まれる事項の指定がありますが、ユーザー企業側が理解できる説明であることと、分かりやすい記載順であることも重要なポイントです。
特に大手プロバイダは一つの提案書でも部門ごとに手分けしてまとめる場合もありますが、最終的に説明を行う担当者が一貫性をチェックするのは必須です。各部門から出てきた資料をそのまま綴じただけのような内容は、クライアントへの提案書とは言えません。
また製品をカタログのように並べただけの資料では、それがどのような役目を果たし、結果どのように課題が解決するのかが分かりません。ユーザー企業側からの質問に対して、すぐに提案書のどのページに資料があり、それがどのように働くかを説明できるプロバイダなら信頼できるでしょう。
作成手間はかかりますが、要件一覧表が別途用意されていると、非常に優秀な提案書と言えます。